Jak działają przypomnienia i potwierdzenia
System automatycznie przypomina klientom o wizytach i pomaga zmniejszyć liczbę nieodbytych spotkań.
Przypomnienia działają przez komunikatory i są powiązane ze statusem wizyty.
Co robią przypomnienia
Po utworzeniu wizyty system nie tylko zapisuje ją w kalendarzu, ale może również wysłać klientowi wiadomość przed spotkaniem.
- przypominają o nadchodzącej wizycie;
- umożliwiają potwierdzenie wizyty;
- umożliwiają anulowanie rezerwacji;
- pomagają lepiej zaplanować dzień.
Jak to działa
Krok 1. Klient tworzy wizytę
Wydarzenie zapisywane jest z powiązaniem do klienta, specjalisty, usługi, języka i typu komunikatora. Dzięki temu system wysyła odpowiednie wiadomości.
Krok 2. System wybiera odpowiedni kanał
Podczas rezerwacji zapisywany jest preferowany komunikator (np. Telegram lub WhatsApp). To decyduje, gdzie zostanie wysłane przypomnienie.
Krok 3. Używany jest odpowiedni język
Wiadomości są wysyłane w języku ustawionym dla użytkownika, co ułatwia komunikację z klientem.
Krok 4. Klient otrzymuje przypomnienie przed wizytą
System wysyła przypomnienie na 24 godziny przed wizytą z możliwością potwierdzenia lub anulowania. To jedna z najważniejszych automatyzacji.
Przez jakie kanały to działa
System obsługuje dwa główne kanały komunikacji:
- Telegram — klient przechodzi do bota i tam potwierdza wizytę;
- WhatsApp — klient otrzymuje wiadomość i odpowiada za pomocą przycisku;
- administrator/specjalista może również otrzymywać powiadomienia o nowych wydarzeniach.
Rezerwacja online automatycznie kieruje klienta do wybranego komunikatora po utworzeniu wizyty.
Co się dzieje po odpowiedzi klienta
Jeśli klient potwierdzi wizytę
Status wizyty zostaje zaktualizowany i w kalendarzu widzisz, że została potwierdzona.
Jeśli klient anuluje wizytę
Wizyta zostaje anulowana, a termin może ponownie stać się dostępny — zależnie od ustawień systemu.
Jeśli klient nie odpowie
Wizyta pozostaje w systemie i nadal jest widoczna w kalendarzu. Możesz skontaktować się z klientem ręcznie lub podjąć decyzję.
Jak to pomaga w pracy
Mniej nieodbytych wizyt
Klient otrzymuje przypomnienie w komunikatorze, którego faktycznie używa.
Mniej ręcznej komunikacji
Nie musisz za każdym razem pisać: „Czy na pewno przyjdziesz jutro?”
Lepsze planowanie dnia
Specjalista lub administrator szybciej widzi, które wizyty są potwierdzone, a które wymagają uwagi.
Przydatne wskazówki
Korzystaj z preferowanego kanału klienta
Jeśli klient korzysta z Telegrama, nie zmieniaj kanału bez potrzeby.
Śledź statusy w kalendarzu
Po potwierdzeniu lub anulowaniu sprawdź, jak zmieniła się wizyta w kalendarzu.
Co dalej
Gdy przypomnienia są już skonfigurowane, kolejnym krokiem jest nauczenie się, jak prawidłowo udostępniać link do rezerwacji.